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 Descriptif général d’idylis Portail expert 

« idylis Portail expert » est un ensemble d’outils en mode SaaS, destiné à optimiser la collaboration entre le cabinet et ses clients. Il contient des fonctions de collecte, d’échange et de publications des données entre les collaborateurs et les clients du cabinet. Via une simple connexion à Internet, le cabinet accède aux fonctions suivantes :

• Dossier permanent qui permet de renseigner pour chaque client les informations (fiscales, sociales, juridiques, etc.) nécessaires au déroulement des missions. Le dossier permanent est visualisable par le client.
• Publications pour mettre à disposition des clients, dans une arborescence structurée, tous les documents utiles (statuts, contrats, etc.) et accessibles aussi bien aux clients qu’aux collaborateurs du cabinet.
• Echange et partage des données pour transmettre et recevoir les documents entre le cabinet et les clients dans un workflow interactif.
• Paramétrage portail pour gérer son annuaire des tiers (banques, avocats, organismes sociaux, etc.) et créer les paramétrages par défaut des modules composant « idylis Portail expert ».

 Points forts d'idylis Portail expert 

• Des informations toujours disponibles en ligne, pour que chaque utilisateur puisse intervenir selon sa disponibilité et interagir avec tous les acteurs d’une même mission.
• La mise à jour instantanée d’un dossier ou d’un document pour l’ensemble des utilisateurs et l’assurance qu’ils ont bien tous accès à la même version.
• De multiples fonctions de paramétrage et de personnalisation pour adapter la solution aux particularités du cabinet.
• Un ensemble d’outils extrêmement complet pour capitaliser les ressources et créer une base de données commune et unifiée.
• Une définition des circuits de validation des documents (workflow) pour chaque collaborateur et pour chaque client.
• Une solution performante conçue pour réduire au minimum les tâches d’intendance, gagner en temps et en productivité.
• Une sauvegarde quotidienne des données réalisée par idylis, dont plus personne au sein du cabinet n’a dès lors à se soucier.

 Liste des fonctionnalités d’idylis Portail expert : 

Gestion des informations permanentes du client

• Gestion des coordonnées du client et des contacts clients.
• Saisie des données fiscales du client (impôts directs, TVA, autres taxes).
• Suivi de l’historique des contrôles fiscaux.
• Gestion des organismes fiscaux.
• Saisie des données sociales du client.
• Gestion des organismes sociaux.
• Suivi des effectifs moyens annuels du client.
• Gestion des partenaires du client (banques, avocats, CAC, etc.).
• Visualisation des différents intervenants au dossier (cabinets et clients).

Suivi de la relation / client

• Suivi de l’historique de la relation et des échanges avec le client.
• Gestion des lettres de missions.

Gestion de l'arborescence

• Gestion de l’arborescence par client à partir d’un modèle standard préparamétré.
• Personnalisation des dossiers et des sous-dossiers sans limitation du nombre de niveaux.
• Paramétrage des droits d’accès pour chaque dossier.

Gestion des documents

• Publication des documents.
• Signalisation des nouveaux documents.
• Définition de la durée de vie d’un document.
• Suivi du statut des documents en cours de validation.

Recherches

• Recherche selon les caractéristiques des documents.
• Recherche dans le contenu des documents.

Gestion des fichiers

• Fichiers des utilisateurs avec circuits de validation des mises en ligne de documents par utilisateur (workflow).
• Circuit de validation des documents pouvant faire intervenir de 1 à 4 valideurs.
• Classification des utilisateurs par département.

Validations

• Chaque valideur peut suivre, par utilisateur, les documents publiés et à valider.

• Zone d’échanges entre le cabinet et le client (commentaires ou fichiers).
• Classement des données échangées par type de mission.
• Envoi d’un e-mail d’alerte aux utilisateurs du client des nouvelles informations mises à disposition.
• Filtre de sélection des documents envoyés par émetteur et/ou par mission.
• Recherche multicritère sur le fichier des documents échangés.
• Message d’alerte dans l’accueil de chaque utilisateur.

Gestion de l'annuaire des tiers (banques, avocats, organismes sociaux)

• Gestion de l’annuaire des tiers.
• Personnalisation de l’annuaire des tiers, via la création de champs complémentaires.
• Recherche multicritère dans l’annuaire des tiers.
• Filtre de sélection par famille de tiers.

Paramétrages

• Gestion des familles de tiers.
• Gestion des types de mission.
• Création de l’arborescence de publication par défaut.
• Gestion du fichier des tâches associées aux lettres de missions.
• Personnalisation de champs complémentaires pour les fiches de l’annuaire des tiers.

 Tarifs d'idylis Portail expert